คู่มือจัดตารางกะ
วิธีจัดตารางกะพนักงาน
บทความนี้อธิบายขั้นตอนตั้งแต่เตรียมข้อมูลพนักงาน จัดคนลงกะ เปลี่ยนหรือสลับเวร ไปจนถึงสรุปรายงานด้วยฟังก์ชันที่มีอยู่ใน Shift Planner
ขั้นตอนที่ 1
เตรียมข้อมูลให้พร้อมก่อนเริ่มจัดกะ
เริ่มจากข้อมูลพื้นฐานที่ใช้จริงในหน่วยงาน เมื่อตั้งค่าไว้ครบ การเพิ่มเวรและการทำรายงานในภายหลังจะง่ายขึ้น
ตั้งค่าแผนกและช่วงเวลาของแต่ละกะ
- สร้างแผนกตามโครงสร้างของโรงพยาบาล เช่น แผนกผู้ป่วยนอก แผนกผู้ป่วยใน ห้องฉุกเฉิน หรือห้องผ่าตัด
- กำหนดประเภทกะของแต่ละแผนก พร้อมชื่อ รหัส สี เวลาเริ่ม และเวลาสิ้นสุด
- กะที่เลิกงานหลังเที่ยงคืน เช่น 18:00–02:00 สามารถบันทึกเป็นกะข้ามคืนได้
- ตั้งตัวคูณวันหยุดและอัตรา OT แยกตามแผนก
เพิ่มข้อมูลพนักงานและวันหยุด
- บันทึกรหัส ชื่อ ตำแหน่ง แผนก ช่องทางติดต่อ เงินเดือน และสถานะของพนักงาน
- เพิ่มวันหยุดสำหรับทุกแผนก หรือกำหนดเฉพาะแผนกใดแผนกหนึ่ง
- วันหยุดจะแสดงในปฏิทิน และเลือกให้ระบบข้ามวันดังกล่าวตอนจัดกะอัตโนมัติได้
ขั้นตอนที่ 2
เลือกจัดกะเองหรือให้ระบบช่วยกระจายเวร
หากต้องการกำหนดคนเอง สามารถเลือกพนักงานหลายคนแล้วเพิ่มลงในกะเดียวกันได้ พร้อมค้นหาชื่อ รหัส หรือตำแหน่ง และกรองคนที่มีเวรในวันนั้นแล้ว
กำหนดจำนวนคนที่ต้องการในแต่ละกะ และจำกัดวันทำงานต่อเนื่องสูงสุดได้ตั้งแต่ 2–7 วัน
ตัวเลือกที่ใช้ควบคุมการจัดกะ
- จัดเสาร์–อาทิตย์: รวมวันสุดสัปดาห์ไว้ในช่วงที่ต้องการจัด
- ข้ามวันหยุด: ไม่เพิ่มเวรในวันหยุดที่บันทึกไว้
- เก็บเวรเดิม: เติมเวรใหม่โดยไม่ลบรายการที่มีอยู่แล้ว
- พนักงานหนึ่งคนจะถูกจัดได้หนึ่งเวรต่อวัน และระบบจะพยายามกระจายจำนวนเวรให้ใกล้เคียงกัน
ขั้นตอนที่ 3
จัดการเมื่อมีการเปลี่ยนคนหรือสลับเวร
ตารางกะมักมีการเปลี่ยนแปลงหลังจัดเสร็จ ระบบจึงแยกการเปลี่ยนเวรออกจากการแก้ตารางทั่วไป เพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
- เพิ่มหรือแก้ไขเวรที่ยังไม่เป็นข้อมูลย้อนหลัง
- ยกเลิกเวรพร้อมระบุเหตุผล
- เปลี่ยนคนเข้าเวรแทน หรือสลับเวรระหว่างพนักงานสองคน
- ล็อกวันที่จัดเสร็จแล้วเพื่อลดการแก้ไขโดยไม่ตั้งใจ
- ค้นหาและกรองประวัติการเปลี่ยนคนและสลับเวร
รายการเวรย้อนหลังดูได้อย่างเดียว ไม่สามารถแก้ไขหรือลบได้ ส่วนข้อมูล OT ของเวรที่ยังไม่ย้อนหลังเพิ่มได้โดยไม่ต้องปลดล็อกวัน
ขั้นตอนที่ 4
ดูภาพรวมกำลังพลจากแดชบอร์ด
เลือกช่วงวันที่และแผนกที่ต้องการ ระบบจะสรุปจากรายการกะที่บันทึกไว้ ช่วยให้หัวหน้าเห็นการกระจายเวรของทีมโดยไม่ต้องรวมตัวเลขเองจากหลายไฟล์
ตัวเลขค่าตอบแทนในรายงานมาจากไหน
- เงินเดือนมาจากข้อมูลที่บันทึกไว้ในหน้าพนักงาน
- ค่าตอบแทนวันหยุดประมาณการใช้สูตร เงินเดือน ÷ 30 × จำนวนเวรวันหยุด × ตัวคูณของแผนก
- ค่า OT ประมาณการใช้จำนวนชั่วโมง OT ที่บันทึก คูณอัตรา OT ของแผนก
- ยอดรวมรายบุคคลประกอบด้วยเงินเดือน ค่าตอบแทนวันหยุด และค่า OT
ข้อมูลที่ได้เมื่อส่งออก Excel
เลือกส่งออกทุกแผนกหรือเฉพาะแผนกได้ ภายในไฟล์มีชีตสรุปค่าตอบแทนรายคน รายละเอียดจำนวนกะ ชั่วโมง วันหยุด OT และการตั้งค่าของแผนกที่เกี่ยวข้อง
ตรวจข้อมูลก่อนนำไปใช้ต่อ
- ตรวจรายการกะดูว่าการเพิ่ม ยกเลิก เปลี่ยนคน และสลับเวรถูกบันทึกครบหรือไม่
- เลือกช่วงรายงานกำหนดวันที่และเลือกทุกแผนกหรือแผนกเดียว
- ส่งออก Excelตรวจยอดรวมรายบุคคลและรายละเอียดกะในไฟล์
- ยืนยันข้อมูลกับระบบที่เกี่ยวข้องหากนำไปใช้ด้านค่าจ้าง ควรตรวจสอบกับข้อมูลจริงและกฎขององค์กรอีกครั้ง
ก่อนนำตารางไปใช้
รายการที่ควรตรวจอีกครั้ง
- แผนกและประเภทกะถูกต้อง
- เวลาเริ่มและสิ้นสุดของกะครบ
- จำนวนคนในแต่ละกะเพียงพอ
- ไม่มีพนักงานอยู่มากกว่าหนึ่งกะในวันเดียวกัน
- วันหยุดขององค์กรและแผนกครบถ้วน
- วันทำงานติดต่อกันไม่เกินค่าที่กำหนด
- การเปลี่ยนหรือสลับเวรถูกบันทึกแล้ว
- วันที่จัดเสร็จถูกล็อกไว้
- เงินเดือนและอัตราของแผนกเป็นข้อมูลล่าสุด
- ช่วงวันที่ในรายงานตรงกับช่วงที่ต้องการ
ลองจัดตารางจริง
เริ่มต้นจากแผนกและพนักงานของคุณ
Shift Planner เหมาะกับทีมที่ต้องการจัดกะ เปลี่ยนคน สลับเวร และดูภาพรวมกำลังพลจากตารางเดียว
- ใช้งานแพลนฟรี
- Starter รองรับ 2 แผนกและพนักงาน 10 คน
- สมัครได้โดยไม่ต้องผูกบัตรเครดิต
คำถามที่พบบ่อย
เรื่องที่ควรรู้ก่อนใช้ Shift Planner
Shift Planner คำนวณ OT อัตโนมัติหรือไม่?
ไม่ ระบบไม่ได้ดึงเวลาเข้า–ออกหรือคำนวณ OT ตามกฎหมายให้อัตโนมัติ ผู้ดูแลบันทึกเวลา OT ในแต่ละเวรและตั้งอัตรา OT ของแผนก เพื่อใช้ดูยอดประมาณการก่อนตรวจสอบอีกครั้ง
การจัดกะอัตโนมัติกำหนดอะไรได้บ้าง?
กำหนดแผนก ช่วงวันที่ จำนวนคนในแต่ละกะ และจำนวนวันทำงานต่อเนื่องสูงสุดได้ รวมทั้งเลือกจัดเสาร์–อาทิตย์ ข้ามวันหยุด หรือเก็บเวรเดิมไว้
รายงาน Excel มีข้อมูลอะไร?
ไฟล์ .xlsx มีข้อมูลรายบุคคล เช่น แผนก จำนวนกะ วันทำงาน ชั่วโมง เงินเดือน ค่าตอบแทนวันหยุด ค่า OT วันทำงานติดต่อกัน และระดับความเหนื่อยล้า โดยเลือกส่งออกเฉพาะแผนกได้
พนักงานดูตารางผ่านมือถือได้หรือไม่?
ได้ ผู้ดูแลสร้างลิงก์เฉพาะบุคคลและส่งให้พนักงานทางอีเมล พนักงานเปิดดูตารางของตัวเองผ่านเว็บได้โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ ลิงก์กำหนดอายุได้ 7, 30 หรือ 90 วัน หรือเลือกไม่กำหนดวันหมดอายุ
ตารางที่ดูแลง่าย เริ่มจากข้อมูลที่ชัดเจน
เมื่อแผนก พนักงาน ช่วงกะ และวันหยุดถูกตั้งค่าไว้ครบ ผู้ดูแลจะเพิ่มเวร เปลี่ยนคน สลับเวร และตรวจภาพรวมของทีมได้จากที่เดียว
เริ่มทดลองจัดตารางกะ